أهم عوامل زيادة الإنتاجية
1- إعطاء الأولوية للمهام يوميًا
قبل الشروع في القيام بأي عمل في بداية كل يوم، يجب تخصيص بضعة دقائق من أجل تحديد المهام المقرر القيام بها، وترتيبها حسب أولوياتها من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية، مع تحديد موعد لكل مهمة، هذا الأمر يساعد بشكل كبير على الاستفادة من الوقت لزيادة الإنتاجية في العمل.

2- الحصول على فترات راحة
الإرهاق في العمل يؤثر بشكل مباشر على إنتاجيته، ولذلك فمن الضروري الحصول على فترات راحة بين كل مهمة وأخرى، قبل الشعور بالإرهاق، ويمكن قضاء تلك الفترات بالجلوس في صمت، أو بتصفح مواقع التواصل الاجتماعي، أو بإجراء مكالمة هاتفية مع صديق، أو بتناول مشروب ساخن.

ولا بد من الإشارة إلى أن فترات الراحة بين المهام تعيد شحن الطاقة وتصفي الذهن، وبالتالي فهي تساعد على اتخاذ القرارات بصورة أفضل، وإدارة الضغوطات فور ظهورها، وإحداث فرقًا كبيرًا في الأداء، لأن الإنتاجية تتضاءل كلما طالت فترة العمل دون راحة.

3- تفويض المهام إلى آخرين
جميع أماكن العمل، تطلب تنفيذ أغلب المهام أو جميعها خلال فترات زمنية معينة، وعلى الرغم من بذل البعض جهودًا مضاعفة من أجل إنجاز تلك المهام في وقتها المُحدد سواء بالعمل في ساعات متأخرة أو استكمال العمل في المنزل؛ إلا أن البعض لا يستطيع الانتهاء منها.

وفي تلك المواقف، يمكن توزيع بعض من المهام المطلوبة على زميل أو أكثر، فذلك يمكن أن يزيد من الإنتاجية، وأيضًا تعزيز ثقافة المكتب من خلال تحفيز الموظفين الآخرين على زيادة إنتاجيتهم في العمل، لثقتهم في قيامهم بأعمالهم وأعمال إضافية.

4- الاهتمام بتدريب الموظفين إداريا:
يجب الاهتمام بتدريب الموظفين في الأمور الإدارية والاشتراك في دورات إدارية معتمدة تساعدهم في مجال عملهم. فقسم الموارد البشرية مثلًا يجب أن يحضر دورات معتمدة في إدارة الموارد البشرية لزيادة إنتاجيتهم ولمعرفة أحدث الطرق في التعامل مع الموظفين.

5- تحديد أهداف قصيرة الأجل
يتعين على الموظف أو القائم بأي عمل، تحديد أهداف من العمل، على أن تكون تلك الأهداف قصيرة الأجل وقابلة للتحقيق، إذ يُعد ذلك من أفضل الطرق لزيادة الإنتاجية في العمل، لأن هذا العامل يساعد على إدارة الوقت والموارد،
وزيادة تحفيز وحماس العامل حتى تزداد إنتاجيته في العمل.